Contratistas y proveedores

Gestión y control de contratistas en SST

Su empresa responde por lo que pasa dentro de sus instalaciones, aunque el trabajador sea de un tercero. Estructuramos el proceso completo: qué exigir antes de que ingrese, cómo inducirlo, cómo controlarlo en campo y cómo evaluarlo al cerrar el contrato.

¿Le suena familiar?

Los vacíos más comunes con proveedores

La mayoría de los hallazgos en auditorías de contratistas no son por falta de intención, sino por falta de un proceso definido y de alguien que lo verifique.

  • El contratista llega a la obra y nadie sabe si su personal está afiliado a la ARL.
  • Las inducciones se dictan de forma improvisada y sin registro que sirva de evidencia.
  • Los certificados de alturas o de manipulación de alimentos están vencidos y se detecta tarde.
  • Un accidente de un contratista termina comprometiendo la responsabilidad del contratante.
  • Cada área maneja su propia carpeta y no existe un estado consolidado de cumplimiento.
  • En la auditoría del cliente o de la ARL no aparece la evidencia de la gestión de contratistas.
El proceso

Del requisito de ingreso al cierre del contrato

1. Verificación documental previa

Antes de autorizar el ingreso revisamos que el contratista cumpla los requisitos legales y contractuales.

  • Afiliación y pago de seguridad social del personal
  • Nivel de riesgo declarado frente a la tarea contratada
  • Certificados de competencia vigentes (alturas, espacios confinados, manipulación)
  • Exámenes médicos ocupacionales con concepto de aptitud
  • SG-SST del contratista y matriz de peligros de la actividad

2. Inducción de seguridad

Todo contratista recibe la inducción sobre los peligros del sitio antes de iniciar labores, con registro y evaluación.

  • Peligros propios de la sede o del proyecto
  • Reglas críticas de seguridad y sanciones por incumplimiento
  • Plan de emergencias, rutas de evacuación y puntos de encuentro
  • Reporte de actos y condiciones inseguras
  • Evaluación de conocimiento y constancia de asistencia

3. Control en la ejecución

El cumplimiento se verifica en campo, no solo en la carpeta.

  • Permisos de trabajo y análisis de trabajo seguro (ATS)
  • Inspección de EPP, herramientas y equipos certificados
  • Verificación de tareas de alto riesgo antes de autorizarlas
  • Reporte e investigación de incidentes con participación del contratista

4. Evaluación y cierre

Cada contrato cierra con una calificación de desempeño en SST que sirve para decidir futuras contrataciones.

  • Indicadores de cumplimiento por contratista
  • Hallazgos, acciones correctivas y verificación de cierre
  • Acta de cierre y paz y salvo en materia de SST
  • Historial de desempeño para el proceso de compras
Inducción

Cómo inducimos al personal contratista

Inducción virtual para contratistas

Módulo en línea con evaluación, disponible 24/7, para que el personal llegue al sitio ya inducido y con constancia descargable.

Jornadas presenciales y lúdicas

Talleres y actividades vivenciales para que las reglas críticas se recuerden y no queden como una charla más.

Reinducción y actualización

Refuerzo periódico cuando cambian las condiciones del proyecto, la tarea o tras un incidente relevante.

Qué gana su organización

  • Reduce la responsabilidad solidaria del contratante frente a accidentes de personal tercerizado.
  • Evita paradas de obra por personal que no puede ingresar al frente de trabajo.
  • Estandariza el mismo nivel de exigencia para todos los proveedores.
  • Genera evidencia lista para auditorías de cliente, ARL, RUC o ISO 45001.
  • Convierte la selección de proveedores en una decisión basada en desempeño real.
  • Integra al contratista a la cultura de seguridad de la organización, no solo al contrato.

Preguntas frecuentes

¿La empresa contratante responde por los accidentes de sus contratistas?

El contratante tiene el deber de coordinar la gestión de SST con sus contratistas y verificar la afiliación al sistema de seguridad social. Si no ejerce ese control, puede verse comprometida su responsabilidad frente a un accidente ocurrido en sus instalaciones.

¿Qué documentos debo exigir a un contratista antes de que ingrese?

Como mínimo: afiliación y pago de seguridad social del personal, exámenes médicos ocupacionales vigentes, certificados de competencia para las tareas de alto riesgo, evidencia de su propio SG-SST y matriz de peligros de la actividad contratada.

¿Aplica también a contratistas por prestación de servicios y trabajadores independientes?

Sí. Los trabajadores independientes deben estar afiliados al sistema de riesgos laborales según su nivel de riesgo, y el contratante debe verificarlo antes y durante la ejecución del contrato.

¿Puede LOTTO administrar la verificación por nosotros?

Sí. Podemos operar el proceso completo como servicio externo: recepción de documentos, revisión, notificación de vencimientos, inducción, control en campo y reporte consolidado del estado de cada contratista.

¿Sirve como evidencia para auditorías RUC o ISO 45001?

Sí. La gestión de contratistas es un requisito evaluado en el RUC y en ISO 45001; entregamos la documentación estructurada para responder a esos criterios.

Ordenemos la gestión de sus contratistas

Revisamos cómo controla hoy a sus proveedores y le entregamos el procedimiento, los formatos y el tablero de cumplimiento para operarlo.