Modelo en la nube (SaaS)
La plataforma debe operar en la nube, con disponibilidad permanente, respaldo automático y actualizaciones cuando cambia la normativa colombiana, sin instalaciones locales.
Guía técnica
Cómo elegir un software para el SG-SST en 2026
Digitalizar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo no consiste en comprar una plataforma, sino en ordenar el sistema y luego elegir la herramienta que lo sostenga. Esta guía reúne los criterios que revisamos con nuestros clientes antes de tomar la decisión.
Punto de partida
Lo que exige la norma, más allá de la herramienta
El Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019 no obligan a usar un programa determinado: obligan a tener un sistema implementado, documentado, actualizado y demostrable. La conservación de los registros del SG-SST debe mantenerse por al menos veinte años después del retiro del trabajador, y la autoevaluación de estándares mínimos debe realizarse cada año.
La pregunta correcta, entonces, no es "¿qué software compro?", sino "¿cómo garantizo que la evidencia de mi sistema esté completa, protegida y disponible cuando la pidan?".
Ver nuestros serviciosSeñales de que el manejo manual se quedó corto
- Documentos dispersos en computadores personales y correos, sin versión única válida.
- Soportes de capacitación y entrega de EPP que se pierden justo cuando llega la auditoría.
- Indicadores construidos a mano, con errores de fórmula y sin trazabilidad de quién los modificó.
- Planes de acción sin responsable ni fecha de cierre verificable.
- Dificultad para demostrar la debida diligencia ante una investigación de accidente laboral.
Criterios
Seis aspectos para comparar plataformas
Evalúe cada alternativa con los mismos criterios y pida siempre una demostración con datos de su propia operación, no con ejemplos genéricos del proveedor.
Aplicación móvil con modo sin conexión
En obra, planta o zonas rurales la señal es intermitente. Las inspecciones, reportes de actos y condiciones inseguras deben registrarse desde el celular y sincronizarse después.
Trazabilidad y control documental
Versiones, responsables, fechas y firmas deben quedar registradas. La evidencia de entrega de EPP, capacitaciones e inspecciones es lo que revisa una auditoría.
Indicadores y tableros de control
Frecuencia, severidad, ausentismo y cumplimiento del plan anual calculados automáticamente, no en hojas de cálculo que alguien debe actualizar a mano.
Seguridad de la información
Los registros médicos ocupacionales son datos sensibles. Exija cifrado, control de accesos por rol y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
Conservación de registros
El Decreto 1072 de 2015 exige conservar documentos del SG-SST por al menos 20 años tras el retiro del trabajador. Verifique cómo el proveedor garantiza la custodia y la exportación de su información.
Ruta de trabajo
Cómo acompañamos la digitalización
1. Diagnóstico y autoevaluación
Aplicamos la autoevaluación de estándares mínimos (Resolución 0312 de 2019) y revisamos qué documentación existe, cuál está desactualizada y cuál falta.
2. Ordenar antes de digitalizar
Un software no arregla un sistema mal diseñado. Primero dejamos lista la matriz IPVR, el plan anual de trabajo, los procedimientos y los formatos.
3. Selección de la herramienta
Definimos requisitos según tamaño, nivel de riesgo y presupuesto, y comparamos alternativas del mercado con criterios objetivos, sin ataduras comerciales.
4. Migración y puesta en marcha
Cargamos la información histórica, configuramos roles, recordatorios y flujos de aprobación, y validamos que los indicadores reflejen la operación real.
5. Formación y acompañamiento
Capacitamos al COPASST, a los líderes de proceso y al responsable del SG-SST, y acompañamos los primeros ciclos de seguimiento y auditoría interna.
Preguntas frecuentes
Software y SG-SST
¿Es obligatorio tener un software para el SG-SST en Colombia?
No. La normativa colombiana exige que el sistema esté implementado, documentado y actualizado, no que se use una herramienta específica. Un software facilita la trazabilidad y la conservación de registros, pero la obligación legal es sobre el sistema, no sobre el programa.
¿Puedo seguir trabajando con Excel?
Es viable en empresas muy pequeñas y con riesgo bajo, siempre que exista orden, respaldo y control de versiones. A medida que crecen el número de trabajadores, los contratistas y el nivel de riesgo, el manejo manual se vuelve difícil de sostener y de auditar.
¿LOTTO SST SAS vende algún software?
No comercializamos plataformas. Acompañamos a la empresa a definir requisitos, comparar alternativas del mercado y poner en marcha la herramienta que elija, con criterio técnico e independiente.
¿Cuánto tiempo toma digitalizar el SG-SST?
Depende del estado actual de la documentación y del tamaño de la empresa. Cuando el sistema ya está ordenado, la configuración y la migración suelen resolverse en pocas semanas; si hay que reconstruir documentación, el diagnóstico define el cronograma.
¿Quiere ordenar y digitalizar su SG-SST?
Empezamos con un diagnóstico de su sistema actual y le indicamos qué puede automatizar y qué debe corregir antes de invertir en una plataforma.